Deine Rolle

Als Office & People Operations Manager (m/w/d) bist du das operative Rückgrat unseres Teams und sorgst dafür, dass Büroorganisation, People Operations und administrative Abläufe reibungslos funktionieren.

Du verbindest Office Management, HR-Koordination und Finance-Support und übernimmst Verantwortung für interne Strukturen – von der Weiterentwicklung unserer Onboarding-Dokumentation bis zur Optimierung vorbereitender Buchhaltungsprozesse. In enger Zusammenarbeit mit dem Team stellst du sicher, dass unser Arbeitsumfeld effizient organisiert ist und sich alle auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Deine Aufgaben

Office & Facility Management

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und einer gut organisierten Arbeitsumgebung

• Verwaltung von Bürobedarf, Lebensmitteln und Arbeitsmaterialien

• Organisation von Teamevents und internen Veranstaltungen

• Betreuung der Büroausstattung sowie Koordination von Wartungen und Reparaturen

• Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Hausmeister, Handwerker)

• Annahme und Verteilung eingehender Post und Pakete

HR & People Operations

• Organisation und Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen

• Pflege und Qualitätssicherung der Mitarbeiterdaten in Personio

• Erstellung und Pflege von Onboarding-Guidelines sowie HR-Dokumentation

• Unterstützung administrativer HR-Prozesse und Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen

• Organisation von Geschäftsreisen

• Koordination interner Termine und teamweiter Kalender

Finance & Payroll Administration

• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung (z. B. Self-Billing, Hosting-Belege)

• Verwaltung des Moss-Ausgaben-Managementsystems (Rechnungen, Kreditkarten Abgleich, Vendor-Anlage, Teamkarten)

• Prüfung und Bearbeitung von Mitarbeitern Auslagen und Reisekosten